Reisekosten und Diäten – Kann man diese (komplett) richtig abrechnen?
Die Abrechnung von Dienstreisen stellt uns in der Personalverrechnung immer wieder vor spannende Herausforderungen. In diesem Beitrag geben wir einen Überblick über die wichtigsten Aspekte der Dienstreiseabrechnung – eine vollständige Darstellung aller Prüfschritte würde jedoch den Rahmen sprengen.
Grundsätzlich ist jedem Unternehmer klar, dass ein Mitarbeiter, welcher im Rahmen seiner Tätigkeit für das Unternehmen eine Reise unternimmt, dafür ein Ersatz der Reisekosten gebührt. Dabei handelt es sich einerseits um Reisekosten und andererseits um die abzugeltenden Tag- und Nachtgelder (oftmals auch Diäten genannt). Wie hoch ist der Betrag, der für Kilometergelder, aber auch Tag/Nachtgelder zu zahlen ist, richtet sich nach den Kollektivverträgen. Gleichzeitig ist bei diesen Zahlungen die Steuerfreiheit zu prüfen, die wieder von den kollektivvertraglichen Regelungen abweicht.
Positiv zu erwähnen ist diesbezüglich, dass es zwischen der Lohnsteuer und der Sozialversicherung keine Unterscheidung gibt , also, wenn eine Zahlung steuerfrei ist, ist diese Zahlung auch von der Sozialversicherung befreit, sodass in der Folge nicht mehr auf die Sozialversicherung eingegangen wird.
Fahrtkosten
Sofern der Mitarbeiter öffentliche Verkehrsmittel benutzt, können die tatsächlichen Kosten als Auslagenersatz ersetzt werden, wobei keine Lohnsteuer und auch keine Lohnnebenkosten anfallen. Bei den Kilometergeldern darf der Arbeitgeber bis zu EUR 0,50 pro gefahrenen Kilometer als Auslagenersatz ersetzen. Dabei ist zu beachten, dass Kilometergelder für maximal 30.000 km pro Kalenderjahr ausbezahlt werden dürfen. Wenn ein Mitarbeiter mehr als 30.000 km fährt, dürfen die tatsächlichen Kosten des PKW´s berechnet und steuerfrei ersetzt werden. Laut Kollektivvertrag für Angestellte in Handelsbetrieben (idF.: KV Handel) müssen aber nur für die ersten 10.000km EUR 0,50 bezahlt werden, für die nächsten 10.000 km nur mehr EUR 0,40 und darüber nur mehr EUR 0,30. Wenn also für die zweiten 10.000 km EUR 0,40 pro km bezahlt werden, darf der Mitarbeiter EUR 0,10 pro km als Werbungskosten in der Arbeitnehmerveranlagung geltend machen. Laut Kollektivvertrag für Angestellte der Industrie in der für die Angestellten des Metallbereichs geltenden Fassung (idF. KV Metall) sind für die ersten 15.000 km EUR 0,50 zu bezahlen und für die übersteigenden EUR 0,47.
Tag- und Nachtgelder
Ob für Tag- und Nachtgelder Lohnsteuer einzubehalten ist, ist im Einkommensteuergesetz geregelt, wobei hier zwei unterschiedliche Bestimmungen zu beachten sind. In beiden Fällen ist das maximale Taggeld für Inlandsreisen EUR 30,- pro Tag (vor 2025: EUR 26,40).
Dazu noch einige Punkte, die es zu beachten gilt:
Bei einigen Kollektivverträgen wurde die (gesetzliche) Erhöhung von EUR 26,40 pro Tag auf EUR 30,- pro Tag (noch) nicht umgesetzt.
Wenn ein Dienstnehmer „dauerhaft“ an einem anderen Arbeitsort tätig ist, trifft ihn keine Reiseerschwernis mehr und es darf kein Taggeld steuerfrei bezahlt werden. Der VwGH hat aber die dauerhafte Tätigkeit nicht genau definiert. Ist von sechs Monaten auszugehen?
In den meisten Kollektivverträgen ist das Taggeld zu kürzen, wenn der Dienstnehmer eine Verpflegung erhält (Mittag- oder Abendessen).
Es ist in manchen Kollektivverträgen gesondert geregelt, wie mit aktiven und passiven Reisezeiten umzugehen ist.
Bei Auslandsdienstreisen sind für die Steuerfreiheit gesonderte Sätze (für jedes Land festgelegt) zu beach-
ten. Hier ist der Zeitpunkt des Grenzübertritts festzuhalten, um den Inlands- und Auslandsteil zu berechnen.
Einerseits kann die Vergütung für die Dienstreise in § 26 EStG fallen, wodurch die Vergütung nicht zu den Einkünften gezählt wird, also nicht steuerbar ist. Dabei können Diäten bezahlt werden, bis ein neuer Mittelpunkt der Tätigkeit erreicht wird. Dies ist der Fall, wenn an demselben Ort mehr als 5 Tage durchgehend gearbei-
tet wird, der Tätigkeitsort regelmäßig wiederkehrend aufgesucht wird (mind. einmal wöchentlich) oder der Tätigkeitsort an mehr als 15 Tagen im Kalenderjahr aufgesucht wird. In diesen Fällen können die steuerfreien Diäten nur für die Anfangsphase, also bis zum Überschreiten dieser Grenzen (5 Tage oder 15 Tage) bezahlt werden.
Andererseits kann eine Steuerfreiheit nach § 3 Abs. 1 Z 16b EStG gegeben sein, wenn die oben genannten Grenzen überschritten wurden. Hier zählen die Vergütungen zwar zu den Einkünften, sind aber explizit steuerfrei gestellt. Um diese Steuerfreiheit zu erlangen, muss es eine kollektivvertragliche Notwendigkeit geben, diese Tagsätze zu bezahlen, wobei auch diese betragsmäßig durch diese EUR 30,- pro Tag begrenzt sind.
Wenn nun ein Angestellter eines Handelsbetriebs auf Dienstreise ist, muss dieser EUR 30,- pro Tag erhalten, wobei im Kollektivvertrag geregelt ist, dass sich für die 13. Dienstreise in einem Monat das Taggeld auf EUR 16,80,- reduziert. Wenn nun davon ausgegangen wird, dass es sich zwar um die 13. Dienstreise in einem Mo-
nat handelt, aber der Mitarbeiter noch nicht an diesem Ort war, bekommt er laut KV EUR 16,80 ersetzt, dürfte aber EUR 30,- frei (eigentlich: nicht steuerbar) bekommen, sodass er EUR 13,20 noch in der Veranlagung geltend machen darf. Der Angestellte der Metallindustrie bekommt für dieselbe Dienstreise EUR 70,92 Taggeld. Da aber maximal EUR 30,- pro Tag steuerfrei (oder nicht steuerbar) sind, werden EUR 40,92 dieses Taggeldes der Einkommensteuer unterworfen.
Bei Nächtigungen kann im Regelfall davon ausgegangen werden, dass die Kosten der Nächtigung (Hotel o.ä.) vom Arbeitgeber übernommen werden. Ist das nicht der Fall und der Arbeitnehmer nächtigt zum Beispiel bei Freunden, muss laut Kollektivvertrag ein pauschaler Betrag ersetzt werden. Dieser beträgt bei Handelsangestellten EUR 17,- und wird somit steuerfrei sein, während der Metaller EUR 42,06 erhält, sodass jedenfalls EUR 25,06 zu besteuern sind.
Im Wesentlichen erfordert die Dienstreise eine hohe Dokumentationspflicht, um diese genau und richtig abrechnen zu können. Da in diesem Artikel nur die wesentlichsten Merkmale dargestellt werden, kann erahnt werden, wie komplex sich die Abrechnungen von Dienstreisen gestalten kann.